QUY TRÌNH XIN CÔNG BỐ MỸ PHẨM NHẬP KHẨU

QUY TRÌNH XIN CÔNG BỐ MỸ PHẨM NHẬP KHẨU

Hiện nay thủ tục công bố mỹ phẩm được thực hiện thông qua hai hình thức: Nộp trực tiếp bằng bản giấy (đối với sản phẩm mỹ phẩm sản xuất trong nước) và nộp online (đối với sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu).

Đối với mỹ phẩm nhập khẩu
Doanh nghiệp thực hiện thủ tục công bố bằng cách nộp hồ sơ trên website của Tổng Cục Hải Quan. Cụ thể các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ pháp lý

Bạn cần hoàn thiện hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu bao gồm những giấy tờ sau đây:

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/ Giấy chứng nhận đầu tư/ Giấy chứng nhận hoạt động của chi nhánh:Có ngành nghề bán buôn bán lẻ mỹ phẩm.
Giấy chứng nhận lưu hành tự do của sản phẩm do cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại nước sản xuất cấp. Giấy chứng nhận thể hiện rõ tên, địa chỉ của nhà sản xuất và tên của từng sản phẩm dự kiến công bố. Giấy này bắt buộc phải có nội dung “được bán tự do tại nước sản xuất…”. Thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại Sứ Quán Việt Nam ở quốc gia đó hoặc tại Đại Sứ Quán của quốc gia đó ở Việt Nam.
Thư ủy quyền của nhà sản xuất hoặc nhà phân phối cho công ty nhập khẩu thực hiện thủ tục công bố sản phẩm tại Việt Nam. Nội dung tuân thủ đầy đủ các quy định tại Thông tư 06/2011/TT-BYT. Các thông tin về nhà sản xuất, địa chỉ nhà sản xuất, tên sản phẩm phải phải chính xác so với Giấy chứng nhận lưu hành tự do. Đại diện phía nhà sản xuất hoặc nhà phân phối ký tên, đóng dấu.
Thư ủy quyền cũng phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
Ủy quyền có thể liệt kê tất cả các sản phẩm dự kiến công bố mà Giấy chứng nhận lưu hành tự do có thể hiện tên các sản phẩm đó Hoặc ủy quyền theo nhãn hàng.
Nếu có nhiều nhà sản xuất phải liệt kê tên các nhà sản xuất, địa chỉ của nhà sản xuất theo Giấy chứng nhận lưu hành tự do đã được cấp cho sản phẩm.
Bảng thành phần công thức của từng sản phẩm dự kiến công bố. Bảng này có thể bằng file Word hoặc PDF hoặc Excel gửi qua email.

Bước 2: Đăng ký tài khoản nộp hồ sơ online

Đầu tiên, bạn truy cập vào website: https://vnsw.gov.vn. Ở góc bên trái màn hình có hiển thị dòng chữ “Đăng ký người sử dụng” nhấp chuột vào phần này để thực hiện việc kể khai thông tin theo mẫu đã được mặc định sẵn.

Những thông tin có đánh dấu (*) là những thông tin bắt buộc phải kê khai. Sau đó nhấp chuột vào nút “Đăng ký”trên màn hình báo đăng ký thành công nhấp chuột vào nút “Quay lại” xác nhận việc đăng ký.

Sau khi đăng ký xong, doanh nghiệp gửi email đề nghị cấp tài khoản đăng ký vào email hỗ trợ của hệ thống: bophanhotrotchq@customs.gov.vn. Nội dung email gồm có các thông tin:

Bản scan màu đăng ký kinh doanh/ Giấy chứng nhận đầu tư/ Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh;
Mã số thuế;
Tên công ty;
Địa chỉ công ty;
Thông tin của người đại diện theo pháp luật (tên người đại diện, email, điện thoại);
Thông tin người đăng ký (tên người đăng ký, email, điện thoại,…);
Ghi rõ đăng ký thực hiện với cơ quan nào: Bộ Công Thương, Bộ Y Tế…
Sau 24h kể từ thời điểm đăng ký, Tổng Cục Hải Quan sẽ gửi thông tin tài khoản đăng nhập trên hệ thống về email đăng ký của quý khách.

Bước 3: Soạn thảo Phiếu công bố mỹ phẩm

Doanh nghiệp kê khai đầy đủ thông tin vào phiếu công bố mỹ phẩm theo mẫu tại Phụ lục của Thông tư 06/2011/TT-BYT.

Mỗi sản phẩm được công bố trên một phiếu riêng biệt. Đối với loại sản phẩm có nhiều màu sắc khác nhau thì có thể công bố trên một phiếu. Nhưng phải thể hiện đầy đủ các bảng màu của sản phẩm.

Chú ý: Riêng nước hoa, thuốc nhuộm tóc các mùi khác nhau phải công bố trên các phiếu khác nhau.

Thành phần sản phẩm được sắp xếp theo thứ tự giảm dần của hàm lượng các chất cụ thể. Riêng đối với những thành phần nhỏ hơn 1% có thể kê khai tùy ý sao cho các thành phần đó ở dưới những thành phần trên 1% theo tỷ lệ của các chất. Tên thành phần ghi theo danh pháp quốc tế. Giữa đơn vị và hàng thập phân được đánh dấu “,”.

Ngôn ngữ trình bày trong phiếu đăng ký mỹ phẩm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt. Ghi rõ mục đích sử dụng tại Mục 3 phù hợp với bản chất của sản phẩm. Những thông tin ở Mục 7, Mục 8, Mục 9 ghi đúng như Giấy chứng nhận lưu hành tự do và Thư ủy quyền đã được cấp.

Chú ý: Phần công dụng của sản phẩm ghi phù hợp với thành phần của sản phẩm. Không để quá so với bản chất vốn có của sản phẩm. Tránh những từ có tác dụng trực tiếp như: “Điều trị nám”, “Làm trắng gia”, “Điều trị tàn nhan”…

Bước 4: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp kê khai hồ sơ trên hệ thống thông qua tài khoản của Tổng Cục Hải Quan cấp cho doanh nghiệp. Đính kèm các tài liệu bắt buộc theo quy định. Ký số hồ sơ, nộp hồ sơ. Xuất phiếu báo thu và nộp phí thẩm định hồ sơ.

Bước 5: Nhận kết quả

Doanh nghiệp cần theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ để sửa đổi nếu có công văn của chuyên viên thụ lý về việc hồ sơ phải sửa đổi. Nếu hồ sơ được cấp số công bố, quý khách sẽ nhận kết quả online trên cổng thông tin một cửa quốc gia.

Lưu ý: Cục Quản Lý Dược chỉ cho phép doanh nghiệp được thực hiện bổ sung hồ sơ duy nhất 01 lần. Nếu bổ sung hồ sơ không đạt, Cục sẽ ra công văn từ chối cấp số công bố. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý tính chính xác khi thực hiện bổ sung hồ sơ theo công văn.